Ủy nhiệm chi là gì? Những điều cần biết về ủy nhiệm chi

Trong các phương thức giao dịch hiện nay, ủy nhiệm chi là lệnh phổ biến được nhiều chủ tài khoản sử dụng. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ ủy nhiệm chi là gì, tác dụng của ủy nhiệm chi. Cần lưu ý những gì khi giao dịch bằng ủy nhiệm chi? Vậy hãy cùng tìm hiểu những điều liên quan đến ủy nhiệm chi trong bài viết sau đây nhé.

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi, còn được gọi với tên khác là lệnh chi hay UNC. Đây là một phương tiện thanh toán mà trong đó người trả tiền sẽ lập một lệnh theo mẫu có sẵn mà tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán. Thông thường các ngân hàng là nơi thực hiện thanh toán bằng ủy nhiệm chi phổ biến nhất. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi cho ngân hàng nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một khoảng tiền nhất định trong tài khoản để trả cho người thụ hưởng.

Nói một cách đơn giản, ủy nhiệm chi chính là một loại chứng từ giao dịch mà người trả tiền lập để ủy quyền cho người có nghĩa vụ thanh toán số tiền cho các nhà cung cấp.

Chức năng của ủy nhiệm chi

Chắc hẳn với những thông tin đó, chủ tài khoản đã có cái nhìn khái quát về ủy nhiệm chi là gì. Vậy ủy nhiệm chi được dùng để làm gì? Người trả tiền có thể sử dụng lệnh chi khi muốn thanh toán hay chuyển tiền giữa hai tài khoản trong cùng một hệ thống.

Với mục đích thanh toán, số tiền của lệnh chi sẽ được chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản của người thụ hưởng. Còn khi sử dụng ủy nhiệm chi để chuyển tiền thì số tiền sẽ được chuyển nhanh vào tài khoản nếu trong cùng hệ thống ngân hàng. Trong trường hợp khác ngân hàng thì hình thức chuyển tiền bằng lệnh chi trả cho khách hàng sẽ có thu phí.

Người có nghĩa vụ thanh toán sẽ phải điền và ký vào “giấy ủy quyền” này. Và người được ủy quyền (thường là ngân hàng) sẽ căn cứ vào đó để tiến hành lệnh trích tiền rồi chuyển qua cho người thụ hưởng. Dưới góc độ pháp luật, việc ngân hàng tự động trích tiền để trả cho nhà cung cấp từ tài khoản của khách hàng là không được phép nếu không có các văn bản thỏa thuận.

Các nội dung cần thiết trên ủy nhiệm chi

Ngoài ra, việc hiểu rõ các nội dung trên lệnh chi cũng rất cần thiết. Thông thường, “giấy ủy quyền” này sẽ có 2 liên, một liên sẽ do ngân hàng giữ lại và một liên sau khi được xác nhận sẽ đóng dấu và trả cho khách hàng. Đây chính là căn cứ để các kế toán doanh nghiệp tính toán và đối chiếu.

Một giấy UNC hợp lệ sẽ bao gồm những nội dung cơ bản:

• Chữ lệnh chi và số seri là yếu tố bắt buộc.
• Họ tên, địa chỉ và số tài khoản của người trả tiền.
• Tên, địa chỉ của tổ chức hay doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thanh toán cho chủ tài khoản.
• Họ tên, địa chỉ và số tài khoản của nhà thụ hưởng.
• Tên, địa chỉ của tổ chức hay doanh nghiệp phục vụ thanh toán cho người thụ hưởng.
• Số tiền thanh toán bằng cả chữ và số.
• Địa điểm, ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
• Chữ ký của người trả tiền hoặc chữ ký của người được người trả tiền ủy quyền.
• Các yếu tố khác trong mỗi ủy nhiệm chi do tổ chức cung cấp dịch vụ quy định theo pháp luật.

Ưu và nhược điểm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Mọi phương thức thanh toán đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Và thanh toán qua ủy nhiệm chi cũng như vậy. Vậy ưu, nhược điểm của ủy nhiệm chi là gì?

Ưu điểm

• Phương thức thanh toán qua ủy nhiệm chi thường diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Bởi người thụ hưởng không cần phụ thuộc quá nhiều vào thời gian trả tiền của chủ tài khoản.
• Người trả tiền có thể ủy thác hoàn toàn việc thanh toán cho ngân hàng giao dịch với người thụ hưởng.
• Quá trình thanh toán qua liên chi xảy ra rất an toàn và thường ít có sơ sót.

Nhược điểm

• Trong trường hợp số dư tài khoản của người trả tiền không đủ thì việc thanh toán cho bên thụ hưởng có thể diễn ra chậm hơn. Lúc đó, ngân hàng có thể từ chối yêu cầu thanh toán và sẽ tiến hành chuyển tiền khi chủ tài khoản bổ sung đủ tiền.
• Việc tiến hành thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua ngân hàng sẽ phải trả một khoản tiền.

Quy trình thanh toán qua ủy nhiệm chi như thế nào?

Quá trình giao dịch bằng ủy nhiệm chi sẽ diễn ra rất nhanh chóng và đơn giản. Thông thường, một quy trình thanh toán sẽ bao gồm 3 bước sau:

• Bước 1: Chủ tài khoản sẽ làm thủ tục giấy tờ ủy nhiệm chi tại các tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán khi có nhu cầu. Theo đó, trên lệnh chi phải ghi đầy đủ nội dung theo đúng mẫu mà pháp luật quy định.
• Bước 2: Các tổ chức (thường là ngân hàng) phục vụ làm thủ tục trích tiền từ tài khoản của người trả khi nhận được ủy nhiệm chi. Sau đó tiến hành chuyển tiền đến ngân hàng của người thụ hưởng.
• Bước 3: Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng tiến hành làm các thủ tục nhanh chóng để đưa tiền cho người thụ hưởng. Khi đó giao dịch ủy nhiệm chi chính thức kết thúc.

Những điều cần lưu ý khi tiến hành giao dịch qua ủy nhiệm chi 

Tuy việc làm thủ tục ủy nhiệm chi diễn ra khá đơn giản. Nhưng để quy trình thanh toán nhanh chóng hơn, cũng cần chú ý một vài điều. Vậy cần lưu ý những gì về ủy nhiệm chi là gì?

• Khi các tổ chức tài chính đã nhận được ủy quyền nhiệm chi từ khách hàng chuyển đến dưới hình thức chứng từ giấy hay điện tử. Đầu tiên nên kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của ủy nhiệm chi. Đồng thời cũng cần đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.
• Trong các trường hợp ủy nhiệm chi không hợp lệ hay số tiền ghi trên lệnh chi vượt quá số dư trong tài khoản của người gửi. Khi đó cần thông báo cho người lập ủy nhiệm chi ngay lập tức, trả lại giấy tờ cần thiết và từ chối tiến hành. Nếu các bên có các thỏa thuận nào khác thì thực hiện theo thỏa thuận.
• Nếu lệnh chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền cũng đảm bảo về khả năng thanh toán. Ngân hàng nhanh chóng tiến hành trích tiền từ tài khoản người trả và chi trả cho người thụ hưởng.

Khi nào thì ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ?

Như đã biết, một giao dịch ủy nhiệm chi chỉ thành công khi được xem là chứng từ hợp lệ. Vậy căn cứ vào đâu và điều khoản nào để hợp pháp ủy nhiệm chi là gì? Theo Khoản 1 Điều 9 của Nghị định 218/NĐ-CP, Chính phủ đã ra những quy định và hướng dẫn chi tiết liên quan đến thi hành ủy nhiệm chi. Các khoản chi của doanh nghiệp sẽ được trừ nếu đáp ứng các điều kiện:

• Khoản chi phát sinh trên thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi cho nhiệm vụ giáo dục quốc phòng, an ninh và huấn luyện dân quân tự vệ theo quy định của pháp luật. Khoản chi phục vụ cho công tác tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội.
• Các khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Với các hóa đơn mua hàng hóa hay dịch vụ có giá trị trên hai mươi triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Hiện nay, ủy nhiệm chi được xem là một trong những lệnh thanh toán phổ biến nhất hiện nay mà mọi người, nhất là các doanh nghiệp cần biết. Hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ trong bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm ủy nhiệm chi là gì. Để từ đó quá trình giao dịch qua ủy nhiệm diễn ra nhanh chóng hơn.