JD là gì? Nội dung JD là gì? Và lợi ích của JD đối với nhân viên và doanh nghiệp như thế nào? Những thắc mắc này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung chính
JD là gì ?
JD ( Job Description) – bản mô tả công việc là một tài liệu mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và các kỹ năng cần thiết để thực hiện một vai trò cụ thể.
Trong bản mô tả này sẽ đưa ra các chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, quyền hạn,…mà nhà tuyển dụng xây dựng dành cho ứng viên theo vị trí công việc hiện tại đang tuyển dụng ở doanh nghiệp.
Thông thường, ngôn ngữ được sử dụng trong JD được viết đơn giản, giúp ứng viên hiểu ngay việc cần làm để so sánh năng lực bản thân xem có phù hợp với công việc hay không.
Nội dung chính của một JD
Một bản mô tả công việc cần xác định rõ được mục đích và vai trò cũng như các nhiệm vụ chính cần thực hiện và trách nhiệm chính của vị trí này.
Nó gồm những thông tin ngắn gọn và tổng quan về tổ chức. Theo đó, các điểm chính cần có trong bản mô tả công việc gồm:
+ Tiêu đề và tóm tắt về vai trò
+ Mô tả nhiệm vụ
+ Kinh nghiệm chuyên môn
+ Trình độ học vấn và bằng cấp cần có
+ Kỹ năng cốt lõi của vị trí
+ Thu nhập
Các bước xây dựng bản mô tả công việc
Để lập bản mô tả công việc cần thực hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch
Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá như:
+ Công việc đó nhằm đạt được cái gì?
+ Người đảm đương công việc đó cần nỗ lực như thế nào?
+ Kết quả công việc được đánh giá như thế nào?
Bước 2: Thu thập thông tin
Một điều quan trọng là cần phải thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh lên quan đến công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được mô rả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc
Bước này bạn sẽ chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau vào bao quát được phạm vi công việc.
Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc
Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc.
Đồng thời, người làm việc và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết.
Theo đó, người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hay sự chồng chéo.
Lợi ích bản mô tả công việc đối với nhân viên và doanh nghiệp
Việc lập bản mô tả công việc sẽ đem lại những loại ích cho nhân viên và doanh nghiệp như sau:
Đối với nhân viên
+ Giúp có cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí và tầm quan trọng của nó
+ Nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp về kết quả công việc.
+ Biết mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc.
+ Có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được.
+ Có tính đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ.
Đối với doanh nghiệp
+ Khẳng định tính chuyên nghiệp
+ Hình dung rõ nét về nhân viên phù hợp với kết quả công việc
+ Căn cứ để đánh giá các ứng viên ứng tuyển
+ Là cơ sở giải quyết tranh chấp giữa các ứng viên
+ Hỗ trợ xây dựng chế độ lương, thưởng phù hợp với công việc từng ứng viên.
Những hạn chế của JD
Bên cạnh những lợi ích mang lại thì JD cũng có những hạn chế nhất định như:
+ Mô tả công việc có thể không phù hợp với một số nhà quản lý cấp cao, vì họ nên có những quyền tự do chủ động và tìm ra những hướng đi mới hiệu quả hơn.
+ Mô tả công việc không quá linh hoạt trong một tổ chức thay đổi nhanh chóng.
+ Những thay đổi khác trong nội dung công việc có thể dẫn đến mô tả công việc đã lỗi thời.
+ Quá trình mà một tổ chức sử dụng để mô tả công việc có thể không được tối ưu.
Hy vọng với những thông tin chúng tôi vừa chia sẻ trên đã giúp bạn có thể lên kế hoạch thiết kế bản mô tả công việc cho doanh nghiệp mình để tìm được những ứng viên phù hợp nhất nhé.
Chúc bạn thành công!
