Cá nhân hay doanh nghiệp muốn tổ chức một hoạt động hay sự kiện nào đó thì đều cần đến thông cáo báo chí. Vậy thông cáo báo chí là tài liệu như thế nào?
Cách viết thông cáo báo chí ra sao ? Theo dõi bài viết sau đây để hiểu rõ hơn bạn nhé!
Nội dung chính
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí trong tiếng Anh là Press Releases. Đây là một dạng tài liệu quan trọng được doanh nghiệp hay cá nhân được phát đi khi sắp tổ chức sự kiện hay hoạt động nào đó. Thông thường bài thông cáo báo chí sẽ được gửi đến cho các nhà báo, phóng viên để là thông báo, vừa là để mời đến tham dự, đưa tin về sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.
Từ lâu, thông cáo báo chí đã được coi là một trong những công cụ PR trong ngành quan hệ công chúng vô cùng hiệu quả, nó thu hút được sự quan tâm của đông đảo mọi người. Nếu bạn là một nhân viên trong ngành PR, đòi hỏi phải học cách để viết một bản thông cáo báo chí chỉn chu, đầy đủ các thông tin muốn truyền tải.
Vì sao cá nhân và doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?
Có rất nhiều lý do để cá nhân hay doanh nghiệp đưa ra thông cáo báo chí, dưới đây là một số lý do phổ biến:
- Thông cáo báo chí được coi là một công cụ PR đắc lực cho doanh nghiệp, nó mang lại hiệu quả cao trong việc thu hút truyền thông khi cá nhân, doanh nghiệp muốn ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới.
- Khi một doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu nhưng không thể sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình,…vì phạm vi ảnh hưởng của phương tiện này cũng như tính hiệu quả về mặt truyền thông của nó rất lớn. Khi ấy, thông cáo báo chí sẽ đảm nhận nhiệm vụ như là một công cụ cần thiết để thu hút giới truyền thông.
- Báo chí sẽ đưa tin doanh nghiệp đến với công chúng. Khi các doanh nghiệp muốn thông tin về tổ chức, sản phẩm hoặc sự kiện,…thì bài thông cáo báo chí sẽ mang lại hiệu quả nhanh nhất.
- Thông cáo báo chí có thể được dùng khi có nhiều chiến dịch mà công ty muốn mọi người biết đến. Nó hỗ trợ xây dựng thương hiệu và tạo lòng tin của công chúng dành cho thương hiệu.
Nên gửi thông cáo báo chí khi nào?
Thông cáo báo chí không phải lúc nào gửi cũng được, bởi cho dù nó là công cụ đắc lực để PR đi nữa thì nó cũng là tài liệu quan trọng. Bạn chỉ nên gửi thông cáo báo chí khi:
– Khi cá nhân, doanh nghiệp ra mắt các dịch vụ hoặc sản phẩm mới
– Tổ chức công bố các thành tựu nghiên cứu
– Khi tổ chức các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp xảy ra, mang lại tầm ảnh hưởng lớn
– Dành được các giải thưởng danh giá mà các cá nhân hay doanh nghiệp đạt được.
Thông cáo báo chí cần những nội dung gì?
Nội dung
Tương tự như bài báo, nội dung của thông cáo báo chí cũng phải đáp ứng đầy đủ công thức “5 W 1 H” tương ứng với việc trả lời 6 câu hỏi dưới đây:
- Who – Ai? Đây chính là phần xác định rõ chủ thể của thông cáo báo chí. Có thể đó là một người, một nhóm người, một chương trình, một sự kiện, một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó.
- What – Cái gì? Phần này sẽ bao gồm các thông tin về sự kiện, hoạt động đang diễn ra mà công chúng nên biết, nó có gì thu hút công chúng hay không,…
- Where – Ở đâu? Sự kiện, hoạt động diễn ra ở đâu? Trong thông cáo báo chí cần phải ghi rõ địa chỉ cụ thể địa điểm tổ chức sự kiện, có thể đính kèm file bản đồ để mọi người có thể thuận lợi cho nhà báo, phóng viên vào để tác nghiệp.
- Why – Vì sao? Giải thích vì sao sự kiện này lại quan trọng và vì sao báo chí lại nên đưa về sự kiện này đến với công chúng?
- When – Khi nào? Sự kiện ấy diễn ra khi nào? Cần ghi thời gian và thời điểm chính xác, rõ ràng, cụ thể.
- How – Như thế nào? Phần này sẽ tóm tắt nội dung sự kiện sẽ diễn ra để các nhà báo hay phóng viên nắm bắt được lịch trình.
Cấu trúc
Thông thường, một thông cáo báo chí sẽ bao gồm các phần như sau:
- Tiêu đề: Chính là tên của thông cáo báo chí.
- Thông tin liên hệ: Gồm tên và số điện thoại người phụ trách liên lạc với báo chí của doanh nghiệp.
- Địa điểm: Chính là nơi tổ chức sự kiện.
- Thông tin chính: Các nội dung chính của thông cáo báo chí, bao gồm thời gian, địa điểm, lý do diễn ra sự kiện và nội dung chính của sự kiện.
Cách viết một bản thông cáo báo chí đúng chuẩn
Một thông cáo báo chí được coi là chuẩn và ấn tượng thì đòi hỏi nội dung của nó phải đầy đủ các ý quan trọng, có thể thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin, cơ sở cho một bài báo cáo khi đăng tải.
Vậy nên, để viết tốt một bản thông cáo báo chí, chuyên viên truyền thông nên am hiểu các phương tiện truyền thông, có khả năng nhận biết và phân biệt được những đặc điểm cụ thể, sự khác biệt giữa các phương tiện đó.
Ngoài ra, người viết thông cáo báo chí cũng phải nhìn nhận nội dung của nó bằng con mắt của một biên tập viên để có thể cho ra một bản thông cáo báo chí chỉn chu, hoàn hảo. Một số thông tin dưới đây là hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn và ấn tượng.
Hãy viết như một nhà báo
Thứ nhất, bạn cần phải tiếp cận thẳng vào vấn đề. Trình bày thông báo một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác những thông tin cần thiết, tránh đi lan man khiến người đọc khó nắm bắt được nội dung chính.
Để gia tăng thêm sức hút cho thông cáo báo chí bạn có thể viết một câu chuyện hấp dẫn nhưng với giọng văn của một nhà báo.
Thứ hai, viết rõ ràng và súc tích. Vốn dĩ lịch trình của nhà báo thường rất bận rộn, không có nhiều thời gian để đọc. Vậy nên một bài báo hay một thông cáo báo chí đều cần sự rõ ràng, súc tích, tránh dài dòng.
Thứ ba, giọng văn gần gũi, thân thiện, không nên làm quá mọi thứ lên. Khi trình bày thông cáo báo chí bạn nên sử dụng giọng văn và ngôn ngữ trong thông cáo báo chí, đó là sự lịch sự, nhã nhặn.
Tránh sử dụng các từ ngữ mang tính chất đề cao một cách thái quá về sự kiện, doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Thông tin trong thông cáo cần hữu ích và có giá trị với công chúng
Và để làm được điều đó, khi viết thông cáo báo chí bạn cần lưu ý đến những yếu tố như sau:
+ Nội dung của thông cáo báo chí cần phải có sự liên quan và thu hút được đối tượng mục tiêu.
+ Nội dung chính trong thông cáo báo chí cần phải có sự liên quan mật thiết đến doanh nghiệp.
Đính kèm trích dẫn hữu ích
Một trong những chi tiết quan trọng không thể thiếu được của thông cáo báo chính là những trích dẫn của các nhân vật quan trọng. Bạn nên sử dụng các trích dẫn chính xác, hữu ích đính kèm với những câu chuyện để gây sự chú ý, gia tăng tính thuyết phục đối với giới truyền thông.
Chủ đề thông cáo báo chí phải gắn liền chủ đề với mục đích sản phẩm
Đối với giới truyền thông và công chúng điều mà họ quan tâm không phải là sự kiện của công ty bạn tổ chức có quy mô và lớn ra sao, mà điều họ quan tâm chính là những vấn đề thiết thực có liên quan đến doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ.
Chẳng hạn như: Doanh nghiệp của bạn ra đời như thế nào? Mục đích và giá trị của sản phẩm của bạn là gì? Nó có thể giải quyết vấn đề gì?
Chính vì vậy, bạn cần phải gắn liền sản phẩm của doanh nghiệp cùng với thông cáo báo chí, Hãy luôn nhấn mạnh các ưu điểm vượt trội của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, bởi đó mới chính là điều mà giới nhà báo quan tâm.
Nội dung hãy thật ngắn gọn và rõ ràng
Dù thông cáo báo chí có thuộc lĩnh vực nào đi chăng nữa thì cũng đều cần sự ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ thông tin. Khi đó nó sẽ có lợi thế hơn hẳn so với các thông cáo báo chí dài dòng, lan man.
Bởi thói quen và xu hướng đọc của độc giả hiện nay cho thấy chẳng ai muốn đọc một thông cáo báo chí với độ dài lên đến cả trang giấy mà nội dung chỉ để thông báo về sự kiện của một cá nhân hay tổ chức nào đó.
Điều quan trọng là bạn hãy liệt kê và chọn lọc các thông tin cần thiết để đưa vào thông cáo báo chí. Tránh viết bài lan man kém hay.
Tóm lại, các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi viết thông cáo báo chí đó là:
- Dùng một tiêu đề sinh động, hấp dẫn để thu hút sự chú ý của phóng viên.
- Thông cáo báo chí nên trình bày theo mô hình kim tự tháp ngược. Đưa các thông tin quan trọng lên đầu và sắp xếp mức độ quan trọng theo xu hướng giảm dần.
- Tuyệt đối tránh các lời công bố cường điệu, không có bằng chứng và thiếu tin cậy.
- Trình bày nội dung phải đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ và thông tin liên hệ rõ ràng.
- Người viết nên hạn chế sử dụng các biệt ngữ trong thông cáo báo chí.
Định dạng thông cáo báo chí
Bất kỳ một thông cáo báo chí nào cũng đều phải tuân thủ theo một khuôn mẫu nhất định, có như vậy mới giúp mọi người dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin.
Bước 1: Tìm mục đích
Một số mục đích quan trọng cần xác định rõ trước khi viết thông cáo báo chí đó là:
– Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)
– Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)
– Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)
– Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)
Bước 2: Đặt tiêu đề
Nhiệm vụ đặt tiêu đề cũng rất quan trọng. Vì một tiêu đề hay, hấp dẫn mới thu hút được sự chú ý với truyền thông và công chúng, kích thích sự tò mò và đọc tiếp thông tin mà bạn đưa ra.
Bước 3: Tóm tắt nội dung của thông cáo trong một đoạn ngắn
Tóm tắt nội dung chính là cách giúp người đọc có thể nắm rõ được thông tin có trong thông cáo báo chí, hiểu được nó nói về vấn đề gì, liệu họ có muốn đọc tiếp hay không. Vậy nên phần này xuất hiện ngay sua khi tiêu đề và tóm tắt 2 – 3 ý quan trọng nhất.
Bước 4: Viết đoạn đầu tiêu
Đây chính là đoạn quan trọng sẽ được liệt kê các thông tin quan trọng nhất như mục đích của thông cáo báo chí này, chủ đề của thông cáo báo chí, nó có lợi ích gì cho người đọc.
Bước 5: Viết những nội dung còn lại
Một vài đoạn tiếp theo bao gồm các thông tin chi tiết hơn về câu chuyện muốn đề cập, hay các chi tiết về dịch vụ sản phẩm mà người đọc cần biết. Tốt nhất bạn nên lưu ý các đoạn văn này chỉ cần ngắn gọn và súc tích vì thông cáo báo chí không dài quá một trang là được.
Bước 6: Đính kèm trích dẫn
Các trích dẫn cũng không cần phải quá phức tạp, chỉ cần nó đảm bảo được 3 yếu tố như sau:
– Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?
– Không dùng những từ ngữ quá “đao to búa lớn”
– Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?
Bước 7: Thông tin liên hệ
Việc trình bày thông tin liên hệ là điều vô cùng cần thiết, bởi sau khi đọc mọi người còn biết họ phải liên hệ với ai để nắm thêm thông tin chi tiết. Vậy nên bạn hãy đính kèm thông tin của phòng PR hay marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Theo đó, các thông tin liên hệ sẽ bao gồm tên, số điện thoại, email.
Trên đây là một số chia sẻ nhỏ giúp bạn hiểu rõ hơn thông cáo báo chí là gì, cách viết thông cáo báo chí như thế nào là đúng chuẩn và đảm bảo đem lại hiệu quả cao nhất. Nếu bạn đang có ý định viết thông cáo báo chí để cho ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới, vậy đừng quên áp dụng theo những gợi ý mà chúng tôi chia sẻ trên đây bạn nhé!
